Gerenciando ergonomia para sua equipe quando eles estão remotos

Ter uma equipe remota pode representar alguns desafios únicos - especialmente quando se trata de garantir que todos os membros da equipe tenham um ambiente de trabalho seguro e saudável. E uma configuração bem-sucedida de trabalho em casa pode economizar dinheiro para ambas as partes. O funcionário não precisa gastar dinheiro em uma viagem de ida e volta, e o empregador não precisa gastar na parte de cima de um espaço de escritório.

Mas quando um funcionário remoto não está preparado para o sucesso, isso pode ter impactos duradouros em sua produção e no relacionamento com o restante da equipe - sem mencionar o desempenho geral da empresa como um todo.

Estar em um escritório torna mais fácil para um empregador monitorar a saúde do ambiente de trabalho. Um dos componentes mais importantes em um ambiente de trabalho saudável é a boa ergonomia.

Definindo ergonomia

O termo "ergonômico"? vem das palavras gregas ergon, que significa trabalho, e nomos, que significa lei natural. A prática da ergonomia significa projetar e organizar as ferramentas que as pessoas usam da maneira mais segura e natural.

"Inicialmente, a ergonomia era sobre o aumento da produção". diz Ronald W. Porter, PT, CEAS III, diretor da The Back School. Você está tentando melhorar o ajuste entre o trabalhador e a atividade.

Hoje, diz Porter, a maioria das pessoas vê a ergonomia como um mecanismo de prevenção de lesões. Os funcionários de escritórios e remotos que passam horas sentados em frente a um computador correm o risco de sofrer lesões, como a síndrome do túnel do carpo ou dores no pescoço e nas costas.

Essas lesões não acontecem imediatamente. Eles desenvolvem ao longo do tempo de má postura, o que coloca pressão sobre o seu corpo. Praticar a boa ergonomia e fornecer as estações de trabalho apropriadas reduz enormemente esses riscos e aumenta a produtividade.

O que uma boa configuração ergonômica parece

De acordo com a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) federal, um empregador é obrigado a manter o local de trabalho livre de perigos graves reconhecidos, incluindo riscos ergonômicos. Suas diretrizes para as melhores práticas variam de setor para setor. Mas para o trabalhador comum, uma configuração ergonômica bem organizada se parece com isso:

• A tela do computador está no nível dos olhos.
• O teclado e o mouse estão em um nível mais baixo, de modo que seus pulsos estejam inclinados para baixo.
• A cadeira pode ser ajustada para apoiar as costas quando os pés estão apoiados no chão.

Estados individuais têm suas próprias leis OSHA. Algumas delas podem ser mais rigorosas do que as leis federais. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, diretor da Sociedade para Gerenciamento de Recursos Humanos (SHRM), membro do Painel de Especialistas em Recursos Humanos da Região I e da SHRM Tech, recomenda aderir a quaisquer regras (estaduais ou federais) que favoreçam mais o funcionário. Na Califórnia, por exemplo, as regras do estado são mais rigorosas do que as regras federais da OSHA.

Geralmente, a OSHA não regula o ambiente do escritório doméstico. No entanto, uma reivindicação solicitando acomodações pode ser arquivada sob o Americans with Disabilities Act. Um pedido de indemnização pode ser apresentado através da compensação dos trabalhadores.

Certificar-se de que um trabalhador remoto tenha uma configuração de escritório ergonômica não é necessário. Mas é um bom negócio. ? Ao trabalhar em casa, as pessoas podem ser muito mais produtivas ou menos produtivas? diz Zulic. Pessoas que trabalham remotamente exigem níveis mais altos de independência e disciplina, por isso é melhor colocá-las (e a empresa) para o sucesso.

Então, como você pode ajudar seus funcionários remotos a aprender e criar um espaço de escritório doméstico ergonômico? Confira estas estratégias a seguir.

1. Oferecer configuração no local de trabalho na integração

Quando alguém é contratado ou transita para um funcionário remoto, a educação ergonômica e a configuração do escritório em casa fazem parte do processo de integração. Aproveite o tempo para fornecer informações sobre a configuração da estação de trabalho, juntamente com outros novos treinamentos de contratação.

O melhor dia para fazer educação ergonômica é o primeiro dia deles no trabalho? diz Porter. Se você configurá-los corretamente inicialmente, os problemas não se desenvolverão mais tarde.

Isso pode acontecer como parte de uma chamada de vídeo, ou você pode ter um especialista em ergonomia certificado em sua casa e fazer uma avaliação com recomendações de mobília.

“É um reinvestimento no trabalhador se você tem um especialista em ergonomia?” diz Zulic. Ela incentiva os empregadores a considerarem suas economias de custos ao terem uma equipe remota e usar algumas dessas economias para investir em um ambiente de trabalho doméstico saudável.

Como as pessoas têm quadros e alturas diferentes, uma configuração ergonômica precisará ser adaptada às necessidades do indivíduo. Até a visão desempenha um papel. Por esta razão, Porter recomenda fortemente o uso de um profissional treinado para aconselhar os funcionários remotos.

2. Consulte o fornecedor de comp de seus trabalhadores

Eu recomendo que todos os empregadores se sentem e conversem com o provedor de serviços de seus funcionários. diz Zulic. Os fornecedores de compensação de trabalhadores querem evitar reivindicações. Isso significa que eles incentivam os empregadores a garantir que as pessoas estejam seguras em sua casa.

Alguns prestadores de serviços podem compartilhar o custo de fornecer suprimentos educacionais e ergonômicos. Eles podem até ter seu próprio especialista em ergonomia para enviar para a casa de um funcionário. Eles também podem ter recursos educacionais que você pode fornecer aos seus funcionários sem nenhum custo extra para a empresa.

3. Fornecer ferramentas de autoavaliação

Uma maneira de ajudar as pessoas a verificar a ergonomia de seu escritório em casa é oferecer ferramentas de auto-avaliação. Porter diz que existem programas de software que fazem uma série de perguntas e classificam a estação de trabalho de uma pessoa com vermelho, amarelo ou verde, dependendo da ergonomia da área. As ferramentas também dão exemplos de boas práticas ergonômicas.

A OSHA também fornece uma referência gratuita para a configuração do escritório. Existem outras ferramentas que você pode comprar online.

4. Agendar check-ins regulares

A comunicação é importante, independentemente da localização do funcionário.Há uma variedade de ferramentas - como software de bate-papo e videoconferência - que permitem que funcionários remotos permaneçam conectados.

Os funcionários devem se sentir à vontade para falar sobre seu ambiente de trabalho, seja remoto ou não. Deixe-os saber que você quer ouvir sobre quaisquer problemas que eles estão tendo com seu espaço de trabalho e ergonomia.

O trabalho remoto não tem que ser tão diferente de uma equipe centralizada como poderíamos pensar. diz Jane Scudder, consultora do local de trabalho em Chicago. Ela recomenda check-ins regulares durante as reuniões da equipe para perguntar às pessoas como elas estão indo. Isso pode incluir quaisquer preocupações sobre o arranjo do escritório em casa.

5. Indique um líder ergo

Se a sua organização não tem fundos para contratar um consultor ergonômico para aconselhar os funcionários remotos, você também pode instruir alguém dentro da empresa. Um representante de recursos humanos pode ser um bom líder. Eles podem fazer um curso sobre como configurar uma estação de trabalho ergonômica e ajudar os outros a avaliar seus próprios espaços de trabalho.

Um líder ergo pode ajudar a evitar a compra de produtos enganosos. ? Nos Estados Unidos, a palavra 'ergonomia' anexada a um produto não significa nada? diz Porter. Tudo o que isso significa é que custa mais dinheiro, então você pode comprar uma cadeira de escritório ergonômica e ser muito desconfortável.

Seu ergo leader assumirá o papel de educar os funcionários sobre ergonomia, ajudando-os a selecionar os produtos apropriados para atender às suas necessidades. Eles podem viajar para a casa de um funcionário remoto ou fazer uma consulta por vídeo.

6. Ter avaliações anuais ergo

As necessidades das pessoas podem mudar, seja por causa da idade, mudanças de peso, gravidez ou uma condição crônica. É importante revisitar a conversa sobre ergonomia regularmente.

A ergonomia não é um negócio único, é uma espécie de processo em andamento. diz Porter. Como você não vê os funcionários remotos todos os dias, não saberá se as necessidades deles mudaram, a menos que eles os denunciem.

"As pessoas não vão dizer nada a menos que o empregador faça a oferta". diz Zulic. Você pode fazer isso como parte de uma conferência anual de equipe ou pedir aos funcionários para reutilizar o programa de software de classificação de estação de trabalho para avaliar seu espaço de trabalho.

Oferecer soluções ergonômicas para seus funcionários, remotos ou no escritório, ajuda-os a trabalhar de forma mais confortável. Isso acabará por permitir que eles sejam mais produtivos. Aplique as dicas acima para oferecer um ambiente de trabalho mais saudável, independentemente de onde seus funcionários estejam localizados.